致CEO的备忘录：为什么需要年度技术报告

发布日期：2009-07-10

    在上周的高管会议上，您指出我们公司的业务部门和 IT 机构之间的步调应该更加一致。在这份备忘录中，我将说明我们如何共同努力实现这一目标。

    毋庸置疑，我们公司的成功需要有力的技术支持。不过，每个人也都认为，我们还可以通过更多努力，例如更深入地了解客户需求、整合渠道、加快提供服务的速度和新产品开发的速度，让技术更好地为各个业务部门服务。我们会尽力发挥这些潜力。

    目前的基本问题是，技术部门与业务部门之间缺乏相互了解。业务部门的负责人对技术部门实现的价值认识比较模糊：他们的理解比较片面，并未认识到技术部门和业务部门之间的相互依存关系。在出现问题时，他们会心烦意乱，这可以理解，但他们却不愿花费时间和精力来支持解决方案的实施，这就有点让人费解了。而我们的技术负责人也往往无法采用让业务人员感到行之有效的方式来解决问题，因此，当他们试图说明 IT 对业务的价值时，就显得缺乏说服力。

    对于如何在实现共同目标方面取得更多进步，我进行了认真的思考。虽然不能说我提出的方案能解决所有问题，但这个想法至少可以让我们迈进一大步。不过，这个方案要获得成功，就需要您的支持和首肯。

    我的方法很简单：您和我共同发布一个年度技术报告，这个报告类似于面向投资者和更广阔市场的年报。此报告除了客观坦诚地概括介绍我们利用技术来实现业务价值的能力外，还会通过各项硬指标来为我们的分析提供佐证。我们将就技术部门所面临的困难陈述我们的看法，表达我们对技术支持部门在公司的作用的认识，肯定我们的成就，阐述我们的未来计划和愿景。

    为了体现我们确实希望消除技术部门和业务部门之间的隔阂，避免有人将此报告视为 IT 部门为自己的辩护，因此，非常有必要由您和我共同发布这个报告。下面说一下我们将如何构思这个报告。

首席执行官和首席技术官的共同介绍
    本部分是报告的开始部分，形式为信件式的高管总结性发言，内容则介绍发布年度技术报告的目的和业务依据——也就是说，向重要的相关方介绍技术部门在上一财年中的业绩，陈述技术部门为实现核心业务目标做出的突出贡献，阐述技术解决方案的潜在价值以及我们对来年的展望。

提升机构的快捷度
    现在，技术几乎是所有业务流程的基础，尽管从表面上往往看不到这种联系。在第二部分，我们将向有关各方展示技术的解析图，用图表的方式来说明我们公司正在哪些方面及如何利用技术来改进、提高快捷度。

让技术为业务战略服务
    我们都知道，除非采用有效的指标将业务部门和技术部门适当地联系在一起，否则它们很容易因为各自的利益而出现分歧。在第三部分中，我们将通过数字和实例来说明技术部门是如何创造价值的。下列具体实例有助于更好地理解我们的业绩衡量计划。

    董事会在本财年初批准的运营改善计划，将上级的回应和决策纳入了公司的核心战略任务中。为了确定技术部门为支持此计划所发挥的作用，技术部门与各个业务部门精益团队的同事密切合作，确定了关键的成功因素和恰当的指标。

    2008年的年报在提高销售、加快上市时间和削减成本方面设定了若干目标。下表说明了技术部门在支持这些业务目标方面发挥的作用。

    这类业绩硬指标十分重要，不过，我们都知道，如果把实例放到具体的情境中，会给人留下更深刻的印象。因此，我们不妨提供一两篇与客户和员工有关的附文。以下有两个例子。

附文1 
    我们的高价值客户Premier公司的John Doe 感到很满意，因为我们公司负责与他联系的客户关系经理 Bob Smith 无须再管理低价值客户，有更多时间来关注 Premier公司，并提供更多精彩的产品创意。

附文2
    我们工业金属业务部的审计官 Erica Sanchez 指出，我们的技术团队集成了一套客户融资应用程序，简化了报表，促进了贷款决策，并减少了数据输入错误的风险。

以全新方式使用技术的计划
    这一部分将简要介绍我们来年的技术计划的战略覆盖范围。我们会重点关注您在年度股东大会上强调的两个业务原则：以客户为中心和精简运营。我们的承诺将建立在一个与前面类似的业绩衡量框架基础上，以使其更加现实并且不会偏离正确方向。这样做的目的同样也是为了使技术支持的执行与公司愿景有机地联系起来。

技术能力综述
    虽然我们具备了一定的技术能力，但我们都知道，要为一个精简运营、以客户为中心的公司提供支持，我们的技术能力还有待提高。本部分将通过数字来说明我们公司的技术能力在上一年中取得的进步（或退步），重点说明技术部门如何更有效地帮助公司从激烈的竞争中脱颖而出，并指出我们需要改进的方面。这些重要的计划包括实验性的“客户共同创造中心”，还包括“技术轮岗计划”——让技术专家分组参与服务高价值市场群体小组的工作，加快新产品/服务的开发。

技术能力“资产负债表”
    这一部分将是我们对所有的技术资产组合进行量化的市场评估。这些资产包括有形资产（如硬件、数据中心设备和其他有形资产）以及重要的无形资产（如专利权和本公司所独有的技术研发）。目的是要证明，我们的技术资产组合不仅具有股东价值，还在其他核心财务指标方面提供了投资回报和绩效。通过这种方式，公司就能使技术部门的长期业绩达到与其他业务部门同样的高标准。除了列出数字，您和我还将共同对这些数字进行解释说明，并就如何在来年更上一层楼阐明我们的观点。通过我们提供的实例，公司的高管们会对这些数字有更深刻的体会和认识。